Wie Zeitmanagement hilft, Zeit zu verwalten

Ein hoher Lebensrhythmus und ein ständiger Zeitmangel verursachen Stress und sogar Depressionen. Um Hunderttausenden von Menschen in den 1970er Jahren beizubringen, dem Alltag zu folgen und mit ihren Plänen Schritt zu halten. Zeitmanagement wurde erfunden.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist eine Reihe von Regeln, mit denen Sie Zeit zuweisen und planen können. Hauptziel ist die Steigerung der Produktivität. Wenn Sie wissen, wie man Zeit richtig verwaltet, können Sie viel tun, effizienter arbeiten und die Hausarbeit schneller erledigen.
Zeitmanagement war zunächst nur bei der Arbeit erforderlich. Dann wurde jedoch klar, dass jedes persönliche Ziel auch ein Projekt ist, das sich nach denselben Prinzipien entwickelt. Daher gibt es jetzt ein Zeitmanagement für Familien, Frauen und sogar Kinder.

Techniken und Methoden des Zeitmanagements

1. „Die Eisenhower Matrix“

Dwight D. Eisenhower ist der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, der sagte: „Ich habe zwei Probleme: dringend und wichtig. Dringend ist nicht wichtig, aber wichtig ist dringend. “.

Seine Matrix sortiert die Dinge in sekundäre und Haupt. Die Methode eignet sich für diejenigen, die Aufgaben in diese vier Gruppen einteilen können:

• Dringend und wichtig – sie müssen sofort erledigt werden.

• Wichtig, aber nicht dringend – entscheiden Sie, wann Sie dies tun, und legen Sie das genaue Datum fest.

• Dringend, aber nicht wichtig – delegieren Sie sie.

• Nicht dringend und nicht wichtig – lassen Sie es für später.

2. Die Tomatenmethode

Die Methode ist nach der Küchenuhr benannt, die in Form einer Tomate hergestellt wird. Er hat mehrere Prinzipien, die helfen, seinen Plan effektiv umzusetzen:

• Stellen Sie die zu erledigende Aufgabe ein.

• Stellen Sie den Timer auf 25 Minuten ein.

• Arbeiten Sie und lassen Sie sich nicht ablenken.

• Machen Sie nach jeweils 25 Minuten eine Pause von 5 Minuten.

• Nach jeder 4. „Tomate“ 15-30 Minuten ruhen lassen.

• Arbeiten Sie in diesem Modus, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Wenn Sie Gedanken zu anderen Dingen haben, die Sie ablenken, schreiben Sie diese auf, um später darauf zurückzukommen..

3. Franklin Pyramide

Ein System zur Planung von Zielen unterschiedlicher Größe (von global bis täglich). An der Basis der Pyramide befinden sich die wichtigsten Lebenswerte. Als nächstes kommt das globale Ziel. Wenn Reichtum Ihr primärer Wert ist, dann wird das globale Ziel sein, zu machen Geschäft-Reich.

Um dies zu erreichen, benötigen Sie einen Masterplan – den dritten Schritt der Pyramide. Danach folgt ein langfristiger Plan für 3-5 Jahre. Es folgt kurzfristig für 1-12 Monate. Am Ende der Pyramide ein Plan für Tag und Woche.

4. „ABVGD“

Einstellungsmethode für vorrangige Aufgaben:

• A – wichtige und dringende Angelegenheiten, die erledigt werden müssen.

• B – Dinge, die verschoben werden können, aber auch erledigt werden müssen.

• Kleinere Aufgaben, die Sie nicht erledigen können.

• G – was muss an einen anderen delegiert werden.

• D – Aufgaben, die aus der Liste entfernt werden.

5. Zeitmanagement-Technik „Timing“

Art der Zeitverwaltung, bei der Sie alle Aktionen und die dafür aufgewendete Zeit aufzeichnen müssen. Das Timing zeigt, wie viel Sie in sozialen Netzwerken sitzen, telefonieren, arbeiten, mit Freunden chatten oder lesen.

Die Technik hilft dabei, „vorübergehende Lücken“ zu identifizieren, die Sie nicht einmal kannten. Führen Sie ein solches Experiment 2-3 Tage lang durch. Dies wird ausreichen, um das Gesamtbild zu erhalten..

6. Die Eat the Frog-Methode

„Einen Frosch essen“ bedeutet, eine kleine, aber unangenehme Aufgabe zu erledigen, die Sie ständig aufschieben. Zum Beispiel ein Anruf bei einem entfernten Verwandten, ein Gespräch mit dem Management, die Reinigung der Wohnung. Solche kleinen Dinge häufen sich allmählich an, lassen uns zögern und lenken von großen Aufgaben ab.

Die Essenz der Methode besteht darin, sich in erster Linie mit ihnen zu befassen und schnell einen Frosch zu essen. Nehmen Sie es zwei Stunden pro Woche oder entscheiden Sie sich jeden Morgen für eine.

7. „“Zeit gefunden

Die Technik, kleine Aufgaben bei der ersten Gelegenheit auszuführen. Wählen Sie im Voraus 5-10 kleine Fälle aus, für die Sie nicht genügend Zeit haben, und seien Sie darauf vorbereitet, wenn ein freies „Fenster“ angezeigt wird.

8. Die Methode des „Schweizer Käses“

Die Entscheidung in beliebiger Reihenfolge. Wenn Sie vor einer schwierigen Aufgabe stehen, ist es einfacher, mit kleinen Schritten zu beginnen, die einfacher erscheinen. Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation schreiben, beginnen Sie mit Bildern oder Überschriften und bearbeiten Sie dann den Text. Sie essen eine Menge kleiner Löcher in einem großen Stück Käse.

9. Pareto-Gesetz

Pareto ist ein italienischer Ökonom, der feststellte, dass 20% der lebensfähigsten Erbsenschoten 80% der Ernte in seinem Garten produzieren. Auf dieser Grundlage formulierte er das Gesetz: „20% der Bemühungen ergeben 80% des Ergebnisses, und die verbleibenden 80% der Bemühungen ergeben nur 20% des Ergebnisses.“.

Später begann sich dies in anderen Lebensbereichen zu bestätigen. Geschäftsleute sagen, dass sie 80% des Gewinns von nur 20% der Kunden erhalten.

Pareto-Prinzip fordert die Suche nach einem „zentralen Knoten“, auf den man sich konzentrieren kann. Wenn Sie Ihre „Knoten“ verstehen, ist es einfacher, Zeit für die Hauptsache aufzuwenden und weniger an der Sekundärseite zu arbeiten.

10. Die Formel 10-3-2-1-0

Die Produktivität hängt von der Stimmung und dem Wohlbefinden ab. Methode 10-3-2-1-0 hilft, sich auf das Bett vorzubereiten und für den nächsten Tag wachsam zu bleiben. Hier geben Sie nach und nach Ablenkungen auf.

• Geben Sie den Kaffee 10 Stunden vor dem Schlafengehen auf.

• 3 Stunden von Essen und Alkohol.

• 2 Stunden von der Arbeit entfernt.

• Schalten Sie alle Geräte in 1 Stunde aus.

• 0 – Die Häufigkeit, mit der auf die Schaltfläche „Schlummer“ geklickt wird.

Zeitmanagementregeln

1. Erstellen Sie Aufgabenlisten

Grundlage des Zeitmanagements ist die Planung aller großen und kleinen Aufgaben. Korrigieren Sie alles, was Sie für einen Tag / eine Woche / einen Monat im Sinn haben, um keine Prioritäten in Ihrem Kopf zu setzen. Sie können dies auf Papier oder Excel tun, aber bequemer – in mobile Apps.

Um die Dinge schneller zu erledigen, geben Sie vor jedem die Zeit an, die für die Implementierung benötigt wird. Aber denken Sie daran, dass Planen nicht bedeutet, alles in Minuten und Stress zu planen, wenn die Realität nicht mit dem Plan übereinstimmt..

2. Setzen Sie sich klare Ziele

Die richtige Zielsetzung hilft bei der Bestimmung des genauen Vektors. Bei der Arbeit ist es besser, sich auf wichtige Leistungsindikatoren zu konzentrieren, um keine vagen Pläne für eine Woche, ein Quartal oder ein Jahr zu geben. Das richtige Ziel ist es, den Website-Verkehr in drei Monaten um 20% zu steigern.

Persönliche Ziele sollten auch messbar und erreichbar sein, beispielsweise 200.000 für einen Urlaub für sechs Monate zu sammeln. Geben Sie also Aufgaben wie „besser werden“ oder „um Konkurrenten herumkommen“ auf..

3. Vervollständigen Sie die Ziele schrittweise

Multitasking ist der Hauptfeind des Zeitmanagements. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu tun. Es ist wichtiger zu verstehen, welche Aufgabe priorisiert ist und wann Sie sie schneller erledigen können..

Machen Sie alles nacheinander, teilen Sie große Ziele in kleine Schritte auf, um sich zu konzentrieren und reibungslos zu wechseln. Arbeiten Sie regelmäßig und konsequent. Wenn Sie sich zum Ziel gesetzt haben, Englisch zu lernen, müssen Sie sich jeden Tag 30 neue Wörter merken.

Eine Ausnahme bildet das Zeitmanagement für Eltern, wenn einige Dinge in der Kommunikation mit Kindern erledigt werden können (z. B. Aufräumen und gleichzeitig Geschichten erzählen)..

4. Lassen Sie sich weniger ablenken.

Eine der Hauptfähigkeiten des Zeitmanagements ist Konzentration. Weisen Sie bestimmte Zeit für produktive Arbeit zu. Bitten Sie Ihre Kollegen oder Ihre Familie, Sie für diesen Zeitraum zu „vergessen“. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon in Chats, die für die Arbeit nicht wichtig sind.

Lassen Sie eine begrenzte Zeit für Anrufe und Online-Scrollen zu. Zum Beispiel 40 Minuten am Morgen, um die Nachrichten zu lesen, 30 Minuten am Nachmittag für die Kommunikation mit Angehörigen, eineinhalb bis zwei Stunden am Abend für interessante Inhalte, um Gedanken zu entladen.

Nehmen Sie sich für das Experiment einige Tage Zeit, an denen Sie sich überhaupt nicht in sozialen Netzwerken anmelden.

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Wenn Sie auf einen interessanten Artikel stoßen, installieren Sie die Erweiterung Getpocket. Es werden interessante Texte oder Videos gespeichert, die Sie nach der Arbeit ansehen können.

5. Organisieren Sie Routineangelegenheiten

Effizienz hängt davon ab, was Sie umgibt. Machen Sie es sich deshalb bequem und optimieren Sie Ihre Routine. Schreiben Sie sich Textvorlagen für Fragen des gleichen Typs von Kunden und speichern Sie die Verträge in einem separaten Ordner auf Ihrem Desktop, um Informationen schnell zu überprüfen.

Sichern Sie Ihre Arbeit und behalten Sie sie in der Cloud. Duplizieren Sie andere Dokumente online, um sie jederzeit anzuzeigen..

6. Delegieren

Um die Aufgabe, die Ihnen bei der Arbeit zugewiesen wurde, schnell abzuschließen, delegieren Sie die „Links“ an andere. Wenn Sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, können Sie die Verantwortung mit Kollegen teilen und werden nicht rund um die Uhr getötet Perfektionismus.

Das gleiche gilt auch für Mütter, die ihre Partner nicht um Hilfe bitten möchten oder Angst haben, ihnen ihr Kind anzuvertrauen..

7. Lerne nein zu sagen

Das Management der Arbeitszeit toleriert nicht alle Arten von „Vampiren“ – Dinge, die die Seele nicht anlügt. Wenn etwas unpraktisch erscheint, haben Sie keine Angst, Menschen mit ihren Projekten, Vorschlägen und sogar Anfragen abzulehnen. Um höflich zu bleiben, verwenden Sie die Sätze:

• „Ihr Vorschlag klingt interessant, aber ich habe viel zu tun.“ Machen Sie mit diesem Satz Ihr Interesse deutlich, dass der Vorschlag gut ist, Sie aber nicht daran teilnehmen können. Es ist unwahrscheinlich, dass es für Verwandte geeignet ist, aber für unbekannte Personen wird es gut funktionieren.

• „In Wahrheit weiß ich nicht viel darüber, versuche Nazar zu fragen. Er ist hier ein Profi. “ Wenn Sie wirklich wenig Erfahrung in einer bestimmten Angelegenheit haben, empfehlen Sie eine andere Person. So befreien Sie sich von unnötigen Aufgaben und helfen bei der Anfrage.

• „Ich kann das nicht tun, aber ich werde dir dabei helfen …“ Ein Satz, mit dem Sie sich von Obsessionen lösen und selbst entscheiden können, wozu Sie bereit sind.

8. Tagebücher führen

Es ist notwendig, nicht nur zukünftige Dinge zu reparieren, sondern auch Gedanken sowie Aufgaben, die nicht in den Plänen enthalten waren.

Es ist einfacher zu verstehen, wo Sie Ihre Freizeit verbringen können, und das Wichtige nicht zu vergessen. Fragen Sie sich im Tagebuch: Was ist zu tun? Was kann stören? wie man feststellt, ob der Tag erfolgreich war?

Für Notizen eignen sich normale „Notizen“ in einem Smartphone – dies ist viel schneller als das Schreiben von Hand in ein Papiertagebuch.

9. Folgen Sie den „Biorhythmen“

Lebe in Harmonie mit deinem Körper. Führen Sie herausfordernde Aufgaben aus, wenn das Gehirn am produktivsten ist (auch wenn die Spitzenleistung um ein Uhr morgens abfällt)..

Verwenden Sie spezielle mobile Apps, das kann dich wecken, die beste Zeit zum Schlafen bestimmen und analysieren.

10. Lobe dich

Um die Motivation zu erhalten, ermutigen Sie sich. Zeitmanagementübungen sind machtlos, wenn Sie sie durch die Zähne machen und sich selbst positiver Emotionen berauben.

Wählen Sie eine Sache oder Dienstleistung, die Freude macht, wenn die Pläne erfüllt werden: von Schokolade bis zum Reisen am Wochenende. Erfassen Sie Erfolge in Notizen, schreiben Sie Erfolge auf und ziehen Sie eine Bestandsaufnahme des Tages / der Woche / des Monats.

Dies ist besonders wichtig im Rahmen des Zeitmanagements für Frauen, die im Alltag vergessen, dass die Selbstversorgung auch Teil des Beitrags zur Familie ist..

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